臨時総会議事録をいただきました。

昨日、第二回臨時総会の議事録を配布いただきました。(内容に意見はありません）

１：ある組合員から事前に議題について文書で質問が出されそれに対して臨時総会で回答を行ったとのことです。
こういう運営が大切と考えています。
突然、総会なりの場で予想しない質問が出たら理事会側が回答出来ないのはあたりまえのこと。このような事前に質問や意見を受けて、それに従って回答をしてゆくという運営が大切とおもいます。(国会でも「事前通告」というのをやっていますよね。)会議の効率的な運営には欠かせない事と思います。質問者にとっても、回答側にとっても最善策です。
質問への回答は口頭もある程度は必要ですが、簡潔な文書回答が一番だと思います。総会の当日に「質問主旨と理事会からの回答」文書を配布してそれを口頭説明するというような運営が正しい姿ではないかと思います。
今後は益々、このようなやり方を押し進めていただきたいと願います。

２：今回、立派な封筒に入れて10ページの文書が配布されました。このマンションの住人は495世帯程度と聞いております。実際はA3版用紙両面印刷でしたが、A4換算だと6枚✕500部= 3,000枚の紙の消費になります。環境保護、ゴミ減量などの視点からは問題が大きいやり方と思います。
Webで案内していただければ、私の場合は十分です(紙での配布は不要)。立派なあの封筒もスグにゴミで捨てるだけでした。
多くの人が、紙での配布でなくても十分と考えるていると思います。
インターネット上にデータで置いてもらえれば十分です。そして、それならいつでも(何年後でも参照ができます。紙資料を自宅に何年も保管するなどはできません。）
紙で提供を望むという意向の方には今まで通りに紙を配布する。データでいいと言う方には、メールなりで「臨時総会の議事録をサイトにアップロードしました。」と連絡して見ていただくという方向に早期に転換していただきたいと望みます。(希望者のメールを登録してもらっておくことです。これは様々な連絡に使えます。理事会とそれらの人々の結びつきも大きく変わってきます。良くなるという意味です。)

インターネットの導入・利用が必要と考えます。検討が進むように願っております。

[付記]
ペーパーレス化の効果/効能とは

• 管理スペース(書庫、書棚等)を革命的に抑制できる、これはコスト削減でもある。
• 書類の印刷・複写・送付に係る手間、コストの低減が実現する。
• データ再利用ができるうようになり資料作成、修正の効率化が図れる。
• 書類が削減されると業務環境が大幅に改善される。
• 掲示板の活用では情報伝達は貧弱、データで活用であると密なる情報伝達・情報交換(双方性のある）が実現する。

今はインターネット時代です。インターネット技術は加速度的に(指数関数的な、exponentialという表現がぴったり)進展しています。速い、広範囲です。この感覚が無いと見えない、感知出来ない社会事象が大量に産まれて来ています。紙だけのアナログ発想では、5年経とうが、10年経とうが同じ時代にとどまります。デジタルの世界を利用すれば、時代の進展を感知できるようになります。この情報格差は「極めて深刻」と表現すべき問題を生み出しています。(アナログ世界だけに生存していると見えない)
管理組合の関わらねばならない問題は大量に出現しています。そういう事態を敏感に「感じ取る」能力はインターネットを日常的に使う運営の中でしか育まれません。デジタルの発想が無い「紙でのみで情報のやり取りをする」というところには社会の急速な変化を感じ取る能力が育ちません。（この能力は「気付き」という表現が適当かと思います。）
普通の人にはだれでもが、理解できることを書いています。
どんな小さな会社でもインターネットを活用していないところはない時代になっています。(ただし、大企業であってもその社員がインターネットを使っているとは限りません。アナログ生活している人も少なくないのですが...）
管理組合がインターネットを情報管理の核として使うのは、自然のことであるのです。今の状況が極めて異常なのだと認識を持って改革を進めていたくことを望みます。