理事会:管理組合ウエブサイト開設の検討

今月の広報の貼り紙です。理事会において「管理組合ウエブサイト開設」を検討始めたとのことです。
私はこのブログで何度も何度もインターネットを活用して理事会活動をより質の高いものにしてゆくべきと提案してきました。その方向に動き出すということなので大いに歓迎したいと思います。
先進例というサンライトマンションのサイトはこちら
※ これから作るセンチュリーに於いては、必ずスマホ対応のサイトにしなければなりません。
パソコンの時代ではくスマホの時代になっています。理解されていると思いますが...

情報は多くの人に公開し、多くの人からそれに関心を持ってもらうことを第一の目的にすべきものです。発信した情報ができるだけ広く多くの人に拡散することをこそ目指すべきと私は考えます。

例えば、このマンションは既に築後30年も経っています。住人の多くは高齢者になってきています。他方、ここで生まれ育っていった人がたくさんいます。両親や家族などをここに残して海外を含むさまざまな場所で活躍しています。そういう人たちにも自分が育った朝日センチュリーみずほ台が今どういう状況にあるのかを分かるようにしてあげることも大きな意味があります。それは、インターネットを活用すれば可能な時代になっています。そういう発想も理事の方には持っていただきたいと思います。

何か情報を発信したら、攻撃される、突っ込まれる、クレームを投げつけられるという後ろ向きの警戒をするのではなく「高度に発展し、効能の高い」インターネット機能を導入してマンション運営を飛躍的に改善してゆくのだという発想を持っていただきたいと思います。(現状に大きな問題が在るという発想が無いとこのような考えになりにくいのかもしれません。今の情報化時代於いては、現今の管理組合運営は極めて時代遅れであるとの認識をもっていただくことがスタート地点だと思います、)
どんな、質問も意見も受けて正面から応えてゆくという姿勢を期待します。

ウェブサイト開設の件につては、ここに長い意見を書いてゆきたいと思います。多くの提案、意見を述べたいと思います。それについて、是非理事会から、これを読んだ住人の方から意見をいただければと私は願います。多くの議論が重ねられる中でこそより良いサイトが出てきゆくのではないでしょうか。(コメントが書ける仕組みのブログです。ご意見書いてください。)

ウエブサイトを持っていないことそのものが大きな問題であるということもまずは発想として持っていただきたいと思います。以下書いている二つの現状認識が前提になります。
  1. 現在は、余りに問題の多い状況にありその中で理事会運営が進んでいること
  2. インターネットの機能には、多くの人が想像できない便利で役にたつものがあること

上記の貼り紙にも書いてあります(理事会も今のやり方には問題が多いと認識があるということ)が、月に一回開かれる理事会でなにが話されたのかの内容は、今のやり方では住民はさっぱり分かりません。真面目に読んでもわかりません。
多く人は貼り紙を読まないのです、読みたくても読めないからです。読めない貼り紙をしても、それは貼っている人の自己満足以上のものはありませんよね。無意味ですよね。このことは理事の人にも認識があると理解します。
対策として私は写真に撮って自宅で読んでいますが...しかし、内容は誰もが感じる通り貧弱すぎます。(A4の紙に書けることは物理的に僅かな量ですから当然です。)
例えば、1月の貼り紙で「○ 保全委員会から長期修繕計画案検討の経過報告」と一行書いてあります。経過報告の内容文書はどこにも無いので読んだ方としては、この件何らの理解が出来ません。12月の貼り紙には「○ 居住者名簿と個人情報保護について新たな細則案と関連する管理規約改正案を決定」と書いてあります。具体的な決定事項もその論議の経緯内容も知らされません。読んだ側としては、「なんにも分からない!」というが率直な受け止めです。決めたと書いてあるけどその内容が住民に知らされないというのは非常に理解し難いことです。しかし、それはアナログ運営体制だからですよね。これ異常と気付き、異常と認め正常な運営に転換していただきたいと思います。
この状況では、理事会運営に住民が関心を持つことなどありえないです。人は分からないこと、知らされないことに関心もつことなど無いのですから。

インターネットを使えば、毎回の理事会の討議資料を公開することができます。上記のような決定文書をわれわれが読めるようにすることが実現します。そのことがあってこそ、住民は理事会運営に関心を持ち責任を持って意見を言い、質問を行い、賛同を寄せることができます。(これは、後段で説明する予定にしていますが、ウエブサイトだけつくれば良いと考えてはなりません。)

このマンションは、僅か496という戸数です。目指すべきは「直接民主制」だと思います。今のインターネット機能を活用すればそれが実現できます。このことに気がついていただきたいと思います。理事は「特権階級などでない」と自認すべきでしょうね。(理事の任期は僅かに二年です。理事長も副理事長は1年の任期しかありません。任期終わっらただの住人です。ワンマン的な振る舞いなど意味がないことと分かります。全住民の合意を得て理事会運営を進めるという基本に立ち戻らねばなりません。)

理事である期間も辞めてからも同様に管理組合運営に誰もが携わることができる仕組み作りを今回のウエブサイト構築を機に考えることを基本においていただきたいと思います。
今のインターネットはそういうことが出来るのだということの認識を持っていただきたいと願います。それには、技術面も含め学習(勉強)を行ってください。少々時間が掛かってもこの部分が欠けたままでサイトを構築しても「独りよがり」なものが出来上がってしうことになります。
相当に面倒なことですが、理事の方々がこの基本的な部分を勉強し共通理解を持った上でサイト構築作業を進めていただきたいと強く願います。ウエブサイトを作るのにインターネットがどういうものであるのか、どういうことまでが現在の技術では出来るのかを学習しないで、知らないままで(また、その理解度に理事間で大きな差があったり、基本的な認識や知識にギャップがあるままに)進めるのでは問題が大きいとは想像できると思います。
インターネット技術が実現できるその範囲は今は広大でありかつ高度です。その上、ものすごく速いスピードで進化しています(常に変貌している、拡大進化している)。
普段、自宅でインターネットをほとんど活用していない人にはハードルは低くないかもしれません。しかし、学習・研究するのはご自身にっても大きな収穫になること間違いないありません。最低、半年くらいはそのような学習に時間を取る必要があるかと感じます。数冊の本をこれに携わる理事の全てが読み学習することは必要と思います。時には正しい情報を持つ人の話を聞いてみるのも必要かもしれません。

現在の広報というやり方や理事会運営には、余りに大きな問題点があることも理事会の中で話し合い、その共通認識を持っておくことが必要です。新しい仕組みを取り入れたら、必ず抵抗を感じる「問題」が発生します。今が大問題があるから、新しい仕組みを取り入れるのだというしっかりした認識が欠如していると、「止めておこう、今までどおりで良いじゃないか」となります。現状が何故だめなのかについて、しっかり分析し少なくも理事間に於いては認識を共有することが不可欠です。そして、その認識を全住民にも伝えることが必要と思います。貼り紙ではなく、何度か全戸配布の資料を配布し、積み上げてゆくという方式をとっていただきたいと思います。(ウエブサイトがあれば紙資料の配布は最低レベルで留められますけどね。理事会の広報資料を紙で欲しい人もいれば、紙はゴミにしかならないから不要と考える人もいます。Webにアクセスすれば理事会の情報はいつでも入手できる、検索かければ過去の情報も簡単に入手できるとすべきですよね。)

---- 徒然に、五月雨式に思いつくことを書き加えてゆきます。-----
追記:2019-03-05

繰り返しですが、現状が異常状態にあるという共通認識がスタート地点になります。
どんな小さな会社も組織も今の時代は
  • ウエブサイトを持っています。
  • デジタル思考を基本にしています。
  • インターネットを活用しています。
しかし、我々の管理組合にはこの3点が全て欠如しています。それが、例えば31期理事会での異常な理事の判断を生み出しました。(密室で決めたということです。分かりにくと思いますが...)
透明で民主的な管理組合運営が行われていたなら、間違いなくあのような異常なことは起こらなかったでしょう。(お祓いして神主に管理組合の金を使う、住民に何らの情報を提供することなく独断で280万円もの大金を融資するなどです。明らかな規約違反です。)
毎回の理事会がなにをどう議論してどういう経緯で我々の管理費や修繕積立金を使うことに至ったのかが分かるようにするにはインターネット技術を使うことがなければできません。広報し意見や質問を常に受け付けるという牽制がなければ独断や独裁がまかり通ることになるのは当然のことです。
理事になったら、全員が透明で民主的な管理組合運営をおこなうという合意と共通認識が必要と思います。

追記:2019-03-06
サイトを作るにあたっては、今のインターネット技術がどういう状況にあるのかをある程度は知り、理解しておくことが不可欠です。それらを知らないで(闇雲に)作ると失敗もしくはがっかりするようなサイトが出来てしまいます。当然のことですよね。
  • 今の技術ではどういうレベルまでのことができるのか。
  • どういう機能を最低限サイトには備えておかねばならないのかを調べること。

管理組合運営において現在のような「インターネットを全く活用してない」「アナログ発想で運営しており、デジタルの発想がない」というのは、非常識極まりないこととの認識からスタートしなければなりません。ここが根源的に重要なことなので、大変でしょうけど理事の全員が共通認識を持っていただきたいと思います。今の状況に対する認識に大きな差が理事間で存在するとダメだということです。

現在の、エレベーター前の貼り紙をWebから発信するだけのことを実現するというような狭い考えで進めないことがもう一つの重要事項です。
インターネットを運営全般に活用するというデジタル思考が重要です。インターネットの世界は「クラウド時代」です。クラウドとはどういうことかを知っておく必要があります。(クラウドは危険などと考えるのは10年くらい前のトンチンカンの発想です。そういう考えの人はいないと思いますが...)
完全で十分に多様な機能のクラウドアプリを提供しているのは、Googleです。G Suiteを利用することが一番の選択肢です。(下線のリンクをクリックして調べてください) Gmailアカウントを持つとG Suiteの大方の機能を利用できます。(G Suiteは組織で利用することを前提としています。Gmailは個人で利用することを前提としています。)

管理組合運営全般をデジタル化するということの意味を考えていただきたいと思います。全ての資料の記録を残し何年後に於いてもそれを閲覧できるようにすることであり、簡単に検索が出来ることであり、なにより安全に保存ができているということです。パソコンのハードディスクに残すのでは紛失や喪失そして盗難などのリスクが余りに高すぎます。紙資料でロッカーに保存では限界があることは誰にもわかります。これらを解決する手段がクラウドです。
こうなると、どうしてもセキュリティということが頭に浮かんできます。アナログの現在はセキュリティという発想すら出てこないのです。これをクラウドは危険でアナログの現状は安全と大変な誤解をする人が多くいます。

追記:2019-03-08
セキュリティについて今日は記載します。
情報セキュリティというのは、一番難しい分野だろうと思います。広範囲でかつ専門性が深い分野ですから。
しかし、ある程度はセキュリティについての知識を持った上で仕事にあたることが必要です。最低限の知識と技能が必要な時代に我々は生きているということです。
セキュリティ上のリスクを考える時になによりも一番に認識しておかねばならないことは、「パソコンやスマホやそれらのアプリ、そしてその周辺的な知識を必要とされる程度はもっていることが前提」ということです。セキュリティで問題が発生するのはテレビや新聞で報道されるようなサイバー攻撃的なことではありません。あれは、ある種特殊な問題が顕在化したと捉えるのが正しいのです。(知っておくこと、それに備えることは必要ですが)
多くはパソコンなど情報機器を操作する担当者のミステイクによって、問題が発生しています。95%くらいはそういうものです。パソコン操作の基本を知らない、アプリケーションの機能の基本を知らない、パスワードの管理の仕方・基本を知らない、インターネット回線に関する基本を知らないなどなどによって起こっているのです。例えば、USBメモリなどは今の時代は使わないのが正しいのだけど、データをそれに入れて自宅に持ち帰って仕事をするなどはよくあることです。USBメモリを紛失したとかUSBメモリが壊れた...というようなことです。安全なクラウドストレージを使う時代に何年も以前から代わっているのにUSBを使う人はまだまだ多いのです。知らないからですね。
セキュリティというようように構えて考えるのではなく、パソコン操作の基本、利用するアプリケーションの使い方の基本、ネットワークの基本事項などを習得した人が組織のデータを操作するということが必要です。基本が分からない人が操作したら事故が起こります。車を運転する仕事を無免許の人が任じられるというようなものです。
以下の3つについて安全に利用できる能力を操作担当者は備えなければならないのです。ここがセキュリティの基本であり出発点です。セキュリティが分からない多く人たちはこの肝心の部分の認識が欠落しています。
  • ハードウエア(パソコン、スマホ、通信機器、サーバーなど)
  • ソフトウエア(OSを含むアプリケーション)
  • データ(組織として作成したもの全て)

それらを勉強しつつ、平行して情報セキュリティの基礎・基本の解説された本を一年に一回くらいは読むことです。新聞やTVで報道している中途半端なニュースをいくら見ても何らの必要な知識も技能も身につきません。

付記:2019-03-16
ウエブサイトを作るに当たっては、当初からデジタルの発想をもちインターネットを使いながら進めるべきです。(アナログでやってはだめということ)
具体的にはほぼ無料で利用できる高機能アプリケーションであるGoogleアプリを使うことです。予算のことをほとんど喜にしなくていい。機能的に無料範囲の利用で十分に満足できる。理事間、全住民とのコミュニケーションが不足なる取れるツールが提供されるからです。
先ずは、理事の方々はGmailを取得することから始めてください。ここで使っているブログの機能が自動的に使えるようになります。ワードやエクセルに相当しかつ機能がよりすぐれたDocsやSheetsの機能が使えます。データを安全に保管するストレージ Driveの機能も自動的に提供されます。写真の保管・管理・利用もPhotosで行えます。
※ データをつくったときに配慮していただきたいのは、PDFを使うことをできるだけ避けることです。PDFは扱いの悪いデータ形式です。
※ 今の時代は、SNSが重要です。理事会がフェイスブックのグループ機能などを使うとより簡便で効果的な情報交流が実現すると考えます。このマンションにもフェイスブックを使っている人は相当な数存在するはずです。(管理組合の情報がフェイスブックでも流れていると知ればfbを使おうとする人も生まれてもきます。)情報の拡散、効率的な交換という点でSNSは極めて効果が高いのですから使わない手はないと思います。

ウェブサイトの構築をインターネット機能を使わないでいままでのアナログで進めることだけは、笑い話にもならないので是非とも避けてください。(念の為...)


※ 概ね大切なことについて書きました。ここまでに於いても理解できないとか質問ありとかのときはコメント欄に書いてください。賛成意見も是非寄せてください。出来る限りの回答をしてゆきます。










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