臨時総会議案書で提案された「名簿の項目」について意見

臨時総会の議案書が配布されました。
議案の中では、第二号議案 居住者名簿等運営細則制定の件 が重要なことと思います。
既にこの件について事前に知らせがありました※2ので、こちらに私の意見を書きました。かなりの方に読んではいただいたようです。
しかし、臨時総会に提案されている内容は私の指摘とは大きくかけ離れたものでした。残念です...
提案されている居住者名簿フォーマットはこれです。(これが住民に配布されるらしい）
同じことを繰り返しここに書くのは控えたいのですが... この名簿は災害や事故の時に使われるとの趣旨です。その時に役立つものを作るべきですね。(問題点を指摘しないわけにはいきません。)

提案では個人情報基本4情報(※1)すら満足に訊かないということのようです。
例えば、名前をみただけでその人が男か女かは分かりません。性別が分かって対応するのと分からないで対応するのでは当然大きくサービスレベルが違ってきます。年齢(生年月日)が分かって対応するのと分からないで対応するのでは全くサービスレベルが違ってきます。(30才の人なのか80才の人なのか分かって連絡をとるのと名前だけしか分からない、老人か壮年かなど不明の状況で非常時の連絡をとろうとするのでは...マズイのです。)
本人に連絡する手段として電話だけでいいでしょうか？今はインターネット時代です。メールアドレスは当然訊いておくべきことです。今の時代の常識と思うのですが...電話は通じないことがよくあります。しかし、メールは電話とは異なる側面を持っているのです。メールアドレスを保有している人は圧倒的に多数です。今後もその保有率は増える一方であり減ることは決してありません。
緊急連絡先を訊く時もその場所(住所)は、書いておいてもらうことでしょうね。

より基本的なところでは、姓と名を分けて記入してもらうことも必須です。当然、姓名にはフリガナを書いていただくことも必須です。
必要な情報があれば緊急時の対応が的確にできます。無ければ、中途半端な対応になることでしょう。とにかく緊急時なのです。あやふやな情報を元に連絡したのでは、より問題を深刻にしてしまうリスクがあります。
これらのことは、しつこいですがこちらに詳しく書いたので参考にお読みください。その上で、今回の提案の修正を考えていただきたいと強く希望致します。収集する項目を検討し直したほうがいいと思います。496世帯もの大量データを集めるのに現段階で明らかに欠陥があるようなものであってはなりません。急ぐことは無いです。(理事のみなさんは、このような分野について素人であるのはやむを得ないですが、アドバイザーたる管理会社は「マンション管理のプロフェッショナル」を自認しています。このような項目で名簿を作ることが問題だとわからないのだろうか？欠陥ある名簿を作ってしまうことになるとわからないのだろうか？)

なお、個人情報保護法という法の名称ですが、趣旨は「個人情報はただただ隠しておくもの」というようなことでは決してありません。これも書いておきましたが... 誤解されているのでしょうね。個人情報を正しく活用して必要なサービスの提供に努めるということなのです。インターネット時代です。デジタルの時代です。データを如何に利・活用するかが何にも増して重要なことなのです。つまりそういう時代になったので個人情報保護法ができたのです。

※1基本4情報とは:自治体が作成・管理している住民基本台帳に記録されている個人についての基本的な情報で、住民票などで閲覧・証明することができる。個人の特定・同定について最も重要となる基本的な情報の種類を表した概念であり、個人情報やその保護に関する制度や議論でしばしば登場する。

参考：下は他のサイトにあったサンプルです。普通どこでもこのような項目で名簿を作っていると思います。何らの問題がありません。(敢えて言えば、下は元号を使っているのが問題です。西暦にする時代になっています。氏名が別れていないなど不完全な部分もあります。）

※2 総会などの提案事項は、常にこのように可能な限り事前に情報を配布し意見を広く求めるのが必要と思います。このような方向性は、今まであまりなかったように思います。素晴らしいと評価しています。
しかし、当然これにはインターネットの機能を使うのが今の時代の必須要件ですが。現在のような張り紙だけで対応していることについては早急に改革を臨みたいです。その提案もありましたので（その後情報はないですが）やってくれているのでしょうけど... 出席してみたら分かるのだけど、総会の場では議論となるようなシーンは少なく一方的に理事会側、一般組合員側が言いっぱなしの雰囲気です。より深く議論を深めよりよい方向性を追求してゆくには多くの人の「知」を集合してまとめ上げてゆくということを志向していただきたいと臨みます。それが、できる時代になっているのですから。