マンション管理ルールの改善提案と積立金の安全管理方法

前期の理事会では、信じがたいお金の使い方が(知る範囲だけで)二度も発生しました。

1. 一度は、「お祓い」という非科学の宗教儀式に管理組合のお金が使われてしまいました。
2. もう一度は、280.8万円という大金が「立て替え」として出金されました。

管理組合が積み立てているお金を使うに当たっては当然ながらルールがあります。次です。

• 理事会が朝日管理(株)の助言を得て予算を作り、管理組合総会に諮り、過半数以上の賛成により出金が承認されます。(これが概略です)

管理組合がお金を誰かに支払う場合は予算化されていることが前提なのです。(特別に緊急な出金が必要な場合は「予備費」を使います。496世帯の誰もが納得できる範囲の出金のみが許されます。そして、後日その使途内容や経緯を文書で総会などの場での報告が必要です。)

予算計上が無いお金を使うなどは決して許されないのです。ここが何より重要なことです。

お祓いで神主に支払った代金(三万円と私は聞いています)は、予算化されていません(非科学、宗教儀式などの出費を総会が認めることはありえないですから、これは朝日管理も分かっていたことです。)。この件はこちらをクリック 理事会から我々はお祓いの経緯、どう執り行ったのか、どこの神主に支払ったのかなどなど何ら報告をもらっていません。神主に支払ったお金は我々全世帯の大切な資産です。496世帯が所有権を持つ金を規約違反を犯して使い、その報告もしないなど信じ難いことです！

280.8万円をA棟火災火元の家に成り代わって業者に立て替えたとのことですが、このお金の権利者である我々は一切その内容は聞かされていません。お金を出金した日もどういう経緯で出金を決めたのか、いつ返金されるのか、そもそも返金される約束は文書で交わしているのかなどなど不明なことが山のようにあります。質問を理事会に出しましたが、今のところなんらの返事はありません。(現理事会を追求や糾弾しているのでは決してありません。事実・真実を知りたいのです)また、この件には朝日管理(株)も深く関与しているので質問を送っています。こちらも返事はありません。朝日管理(株)は、マンション管理業務の専門業者です。従って、上記した予算に無い金をその所有者である496世帯に知らせること無く出金など出来ないことは十分に承知しているはずです。法的に大きく踏み外す行為をやったと私は感じています。みんさんはどう思いますか？みんなで考えてゆく必要がありますよね。(コメントを書き込めます。あなたのお考えを書き込んでください。)

現在、我々の管理組合が銀行に預金として持っている金額は３億円程度になります。数年も経てば5億～7億円くらいには積み上がるでしょう。しっかりした銀行預金の管理が必要です。(今回のトンデモでこの部分に私は非常な不安を抱きました。みなさんは不安を感じませんか？)

銀行預金は、印鑑と通帳を揃えて銀行に持ってゆくと引き出しが出来ます。修繕などの工事を行い、業者さんに支払う(振込みが普通と思います)時は、印鑑と通帳を銀行に持っていって手続きをするのでしょうね。これは、誰が実際にやっているのでしょうね？

普段は、印鑑は理事長が持っています。通帳は、朝日管理(株)が持っています。理事長が朝日管理(株)の担当者に「おおい、ちょっと通帳明日持ってきてや！」と言って銀行から引き出したのでしょうか？ それとも、理事長は朝日管理(株)の担当者に印鑑を渡して「振り込んでおいてくれ」と要請し、彼は会社に保管されている通帳を持ち出して銀行に行って手続きをしたのでしょうか？

朝日管理(株)では、われわれの数億という残高になる通帳をどのように安全管理してくれているのでしょうか。(朝日管理(株)さん、このことは文書で全組合員に詳しく報告してくだいね。通帳は金庫に入っているのですか？担当の机の引き出しに入っているの？通帳は担当がその判断で持ち出し可能なの？それとも...どういうルールで持ち出せるの？なんかルールあるはずですよね。)通帳を社外に持ち出すにあたっては、朝日管理(株)に内規があるとすれば、それは今回の280万円の出金時に内規を守って出金されたのか？普通なら担当者は上司の許可を得て我々の財産である億円以上の残高の通帳を持ち出すはずです。上司は、どういう使途で出金するのか、それはこのマンションの管理規約や出金のルールや法律に則っているものなのか程度は当然ならチェックするはずですよね。ルール違反の280万円もの大金が出金されたので非常に私は理解に苦しんでいます。皆さんはどう感じますか？(朝日管理(株)は平気なのか苦しんでいるのか、質問した私に何らの回答もその後、返えしてきません。信じがたい状況です。)

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今回のことを考えると、簡単に(理事長と朝日管理の担当で)大金が出金される可能性があることが判明したと言えるのではないでしょうか。しっかりした管理ルールを至急に作ることが必要と思います。

印鑑管理のルールを文書化しだれもが閲覧できるようにすること必要です。他のマンションなどの例を研究したり、専門家の助言を得たりすれば容易に作り上げることが可能です。(専門家であると信頼し、アドバイザーとして来た朝日管理(株)さんは失礼ながらその助言者として当てになりそうもないです...)

通帳管理のルールを確認し文書でその管理ルールを提出するよう朝日管理(株)に求めるべきです。朝日管理(株)はこんな指摘や要求を受けるまえに「このように管理してゆきます。先般の出金は間違いでした。」として、謝罪と今後の改善方針の文書を提出してくるべきですけどね。その管理ルールを確認するため、年に最低一回は(二回必要だろうけど)は複数理事が会社を訪問して通帳管理の監査を行うべきです。(その日は絶対に接待は受けてはなりませんよ。念の為)

金を出金するときのルールを明文化することも必要ですね。

予算立てる、全戸に提案、総会の過半数による議決、その後に執行という当然のルールです。

実際に支払うときのルール：銀行に誰が行くのか。複数人で行く必要はありますよね。0を一桁振込用紙に書き間違ったら大事になるからです。どの会社でそういうチェックは一人の経理担当だけで行うなどはないですよね。(280万円のとき、どうだったのか？)

今回の様な規約違反・ルール違反の出金がなされた原因の解明を行うことが必要です。そして、今後の対策を作り上げることです。(すべてを文書にまとめ次世代に残し受け継いで行ことも忘れてはなりません。)

この過程で絶対に欠かしてはならないことは、すべての情報を全住民に包み隠さず情報提供することです。その過程で出てくる質問や疑問、提案には丁寧に対応し応えることです。

従って、理事だけでは重すぎるとおもいます。全住民に相談を持ちかけてください。内々に済ませてしまおうという今日までの姿勢をきっぱり捨て去ってください。496世帯の住民を信頼することがスタート地点です。必ず、いい方向に進むと私は信じます。

このブログに何度も書いていますが、私には理事会を糾弾するという発想は一切ありません。

理事会をサポートし理事会のみなさんと一緒になって管理組合活動を改善、向上させるという発想で発言しています。

(理事は、自ら立候補したわけではありません。専門的な知識も経験もほとんど持ち合わせていない人が理事になります。我々は総会議案書で理事を承認しますが、名前と部屋番号だけしか知らされません。(普通の選挙を思い浮かべてくださいね。なんの情報も持たないで理事として承認しているのです。）その実態を踏まえて対応に当たってください。そうすれば自ずからどういう方向が最善の道であるかが分かってきます。全住人にすべての情報を提供し相談を持ちかるのです。そして、時には専門家(弁護士、司法書士、税理士、マンション管理士など)の起用を行いましょう。その程度のコストは必要経費です。

立派な「朝日センチュリーみずほだい」マンションの管理方針が出来上がり、執行されてゆくように間違いなく生まれ変わります。