朝日管理(株)さまより一回目の回答ありました。(曖昧な内容です..)

(極めて重要な件なので長文です。ご注意ください。朝日管理株式会社)

この件の分かりやすい解説

2018年10月18日に電話をもらってその後は、梨の礫です。

なんの回答にもならない話をして、一方的に電話を切っていった...
その後、11月14日に文書が届きました。しかし,...こちらをクリク

この4月の火災の関連で理事会が管理組合員に無断て280万8千円を出金し融資したことについて朝日管理株式会社様へ質問(10月1日投函)をいたしておりました。(管理組合の預金通帳をお預けし、我々の積み立てている数億円に登るお金の安全管理を委託しています。)
この件は、ここと ここの 2ページもお読みください。経緯が分かります。

本日(2018年10月18日 木)、瀬尾次長さまより電話をいただきました。
お金を出金した理由・根拠として...

1. 火災により共用部分にも被害があり強度不足などが生じており補修工事が必要だと判断したので出金の要請に応じ通帳を渡した。「共用部分がある」というのは重要なことですね。こちらへ書きます(印鑑は理事長が持っているとのこと)
2. 本来であれば... (という言葉もありました。ありえないことをしたのだからこの言葉は当然と私は考えます。こんな出金はありえないということ。)
3. 火元の部屋が火災保険を掛けてあることも確認したので、回収はできると判断したことも融資の判断根拠とも言っておられました。

この280万円もの融資に付いて総会議案書にほとんどだれにも気づかれないように(配慮して)記載されていることについて「ご存知ですか？」と質問しましたが回答は得られませんでした。「え！ そうですか？」という感じの反応でした。

また、別の大きな問題であるお祓いの件についても聞きました。これは、現担当者から理事長なりに対して「問題ですよ」の一言は警告したが聞いてもらえなかったとのニュアンスでした。理事長は、私とのやりとりの中で、朝日管理には言ってあり了解していると回答しています。こちらを読んでください。矛盾があります。非科学の「お祓い」など管理組合員の財産を使って、実施するなど決してあってはならないことです。管理規約違反なのです。朝日管理もそれは理解していたので「お祓いの実施などはマズイことと助言した」ということです。(しごく当然のことではありますが)

私が電話で指摘したこと：
この280.8万円の無断融資について、どういう手続を踏んだのかを質問いたしました。(推測とのことらしいですが)理事会の議決があるはずと言っていました。このような重要なことを理事会で決定しておきながら、毎月の理事会報告(エレベーター前の貼り紙)には一片の記載もありません。ありえないことです。本当に理事会で議決されてのか？議決されたら議事録があるはずなので確認してくださいと瀬尾次長に要請いたしました。(重要：この出金は明らかな管理規約違反なのです。詳細こちら)

また、理事会で審議したのであれば反対意見は無かったのだろうか？議決は満場一致だったのだろうか？なぜ、掲示板に貼り出す理事会報告でこのような重要事項を報告しなかったのだろうか？(お祓いの件も理事会報告などでは一切の報告ありません。）

A203との間でお金の貸し借りの契約書(消費金銭貸借契約)を結んだ上で、業者に振り込んだのかも不明です。なんの書類も交わすことなく積立金を振り込んでしまったのではないのかと心配しています。こういう重要なことを全住民に明らかにしないことについて是非とも朝日管理の考えを聞かせていただきたいものです。(その後、理事会から文書でA203の方との間で「覚え書き」を結んでいると回答もらっています。その内容は知らせてもらっていません。)

(立て替えるとか融資するということは管理組合の積立金使途としてはありえないことですが) 本来なら管理組合からA203に対して融資として振込を行い、A203から工事業者に支払うべきものと思います。決算書の勘定科目は立替金ではなく、「短期貸付金」になります。つまり、ここにも大きな手続き上の問題が存在すると感じています。A203に融資するとすれば法的に有効なお金の貸し借りの契約書を結んだはずです。理事会は、一方的に工事会社にお金を振込んだのかもしれないと感じてしまいます。このような場合には、A203としては火災保険が支払われたとしても、管理組合に280万円を支払う法律的な義務が発生しない可能性もありえるのではと想像してしまうのです。

蛇足ですが、組織の運営に於いては手続きが最大に重要です。決められたルールに則って運営・運用がなされねばなりません。特に大切なお金を出すことに付いては、当然決まったルールがあるのです。管理規約に定めのない出金などできる訳もないのです。(法律に触れる事態なのではないでしょうか？)今回はこれらの常識や規約を全く無視して行っています。そして、経緯も経過も内容についても一切の説明が理事会からなされていません。

瀬尾次長とのやり取りでは、まだまだ多くの疑問がお互いに出てきました。回答を持ち合わせていないので検討して再度連絡をいただけるとのことで電話を切りました。(今日現在、音信無し...)

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兎に角、問題が多すぎることを前理事会は行ったのです。
このブログを読んだ住人の方は、ひとりひとりが考えていただきたいと願います。
そして、繰り返してはならない行いについてしっかり総括し将来決して同様の事象が発生しない対応策を構築し総会で決議することを考えてゆくことと思います。

280.8万円を融資したことは「正しいことだった」と瀬尾次長が主張するので、私は次のように質問を返しました。(電話なので正確なやりとではない。)

緊急であり、返還も確実であり、被害を受けた家ではご主人が亡くなるという不幸に遭遇しているなどを勘案したという趣旨の発言がありました。

私は、「それなら何故、朝日管理で貸してあげなかったの？」と訊き返しました。御社が280万円余りもの大金を貸したのであれば、大いに朝日管理(株)さんを褒め称えるとと付け加えておきました。

こう考えると、我々496世帯全員の財産をある特定の数名が「勝手に判断して」銀行から出金して貸し与えるなどありえないことが理解できると思います。この積立てたお金は管理・修繕などに必ず使う大切なお金なのです。目的外には決して出金してはならない性格のお金なのです(こんな常識が理解できない管理会社とは思っていませんよ）

権限を持たない特定の数名が独断で勝手な判断をして他人のお金を銀行から出し、貸し与えてしまったのです。そして、そのことを開示も説明もせず数ヶ月も過ごしてきたのです。お金の所有者は、496世帯の住人なのです。その人々に何らの情報が未だに知らされていません。
280.8万円のお金の496分の1の所有権は私にあります。私は理事会に対して当然ながら詳細な説明を求めるものです。多くの住民も同様に考えると思います。

今回の出金は、管理規約違反であることは明確です。どこをどう読んでも理事長や理事会もしくは朝日管理(株)が彼らだけの判断で280.8万円もの大金を管理費もしくは修繕積立金から一住民のために「立て替える」など許されません。※1

共用ということなら...(共用部分の処理があるという曖昧な言葉から考えること)
共用部分に関わる(廃材などの)処理があったとするならば、

1. 管理組合が掛けている保険の範囲でその部分は処理できるはずですよね。
2. A203の保険金で共用に関わる処理をするのは間違いでしょう。
3. 280.8万円の全額をA203で負担する必要がなく、従って「立て替えた」という全額を管理組合に支払う(返金する)必要がない(専有部分のみ支払う)ことになります。

朝日管理(株)と前理事長(及び理事会)は曖昧なまま我々の所有物である積立金を我々に一切の情報を提供すること無く出金したということです。その後も何らの説明責任を果たそうとしていません。だれもが、「どうなっているのか？」訊きたいことですよね。この「立て替え金」も考えれば考えるほど疑問ばかりが湧いてきます。
当理事会のメンバーはご存知の通り全員が素人です。ほとんど専門の知識も技能なども持ち合わせていません。朝日管理(株)さんが全面的に我々管理組合員(積立金の所有者です)に説明し対応してくれなければならないのです。30年もアドバイザーやっているのだから理解されているはずです。

昨期の理事会の行ったことには疑問点、問題点があまりに多くて整理ができないほどです...
次も知りたいことです。
この立替を行ったのは「緊急だったから」と瀬尾次長は私に言っていました。しかし、どれほど緊急だったのかは説明してくれません。猶予があるとすればその時間は何日だったのだろうか？(立て替えて支払うと誰かが決め、工事会社に振込を行う期限までが即日とか翌日とかであれば理事会すら開かれていないことになりますよね。)われわれ住人には、このことも詳細を知る権利があります。理事会はそれを詳しく説明する義務があります。全くこのようなことを住民は知らされていません。繰り返しますが、このお金は496世帯が所有権を持っているのです。私の財布もしくは銀行口座からから断りもなく5,661円が引き出されたのです(280.8万円÷496世帯)。


今回の出金に関連する管理規約の条項を読んでみました。
第 3条(規約の道守義務)
区分所有者は、円滑な共同生活を維持するため、この規約及び使用細則を誠実に遵守しなければならない。
→　管理規約に定めのない出金など出来ないということです。出金したら法に触れるかもしれないこと。(司法書士さん、弁護士さんの見解を聞けるといいですが）
第 25条(管理費) の使途を明確に定めた条項
第 26条(修繕積立金)の使途を明確に定めた条項
→ どこをどう読んでも今回のような出金がゆるされると解釈できないです。

今回の280.8万円の出金を決算書では「立て替えた」と表現しています。決算書には「立替金」として仕訳しています。
決算書の仕訳項目に記載する「立替金」とは、どんなものか調べてみました。こちらを参照ください。会計士の資格を持つ方がいたらアドバイスが欲しいところです。
ネットを調べたところ以下の記載が多数で普通です。
立替金：取引先や役員、従業員等が負担すべき金額を、会社が一時的に立て替えた際に計上する資産科目です。
→一住民にお金を立て替えるようなことは、この費目は該当しないのではと思いました。
理事会や朝日管理が「融資」とか「貸付け」とかの表現をしないで「立て替え」と表現しているのは何故なんだろうと疑問が湧いたのです。
我々の大切なお金を無断で(我々所有権利者に断り無く)出金したのだけど、お金を貸すときは「金銭消費貸借契約」を結ぶのが常識です。必要な取り決め事項がフォーマットに存在するからです。返済期限、利率、担保などなどであり捺印も必要です。借用書が無い出金がある住人のために一部の理事の独断でなされてしまったと受け取れるのです。
契約書も無く(確認していません)、お金を出すので貸付金の費目が使えない。そのため「立替金」の費目にしたのでしょうか？
このことも、朝日管理さん教えてください。電話ではここまで質問出来ませんでした。

※1：事情が事情でお金を融通してあげたいと考えたなら... また、瀬尾さんからも説明があったように、短期間ですぐに返還されるお金であるのなら、そう考えた人なり朝日管理株式会社が立て替えて支払ってあげるべきものです。しかし、決してそんなことはどの理事もやりませんよね。朝日管理もやりませんよね。
そういう判断をした人たちが「496世帯の共有財産を無断で持ち出したのです。」(496世帯に断りも説明も無く)この大金を出金する権限などないのです。ここをしっかり考え、確認しておくことが重要です。朝日管理からもこの点について明確な見解を回答いただきたいと思います。

＃ 残念ながら理事になる人達はほぼすべてが素人です。マンション管理も組織運営も付帯する法律も社会的な常識も理解のレベルは様々です。(昨年のお祓いなどの行為を見ればそのことはよく分かります。)これは、理事選出のシステムに問題があるからです。順繰りで、「じゃんけんかくじ引きで負けた人が理事になる」というトンデモですから。
そのために、朝日管理株式会社さんという専門家・プロフェッショナルに我々は多くを頼っています。マンション管理士その他の資格を社員の皆さんは有し、法律の定めや他のマンションなどで発生する問題点などを常日頃勉強し情報収集し社内でそれらを共有しているものと我々は考えているのです。法に触れる、社会常識に反するようなことを理事会がやろうとすれば制止してくれると期待しているのです。

ここまで読んでも「なんで問題なのか分からない」という方もいると思います。易しい解説を書きました。こちらをクリックしてください。

下は、朝日管理様へ送った質問状です。

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お断り；朝日管理株式会社様を「朝日管理」と敬称略して一部書いています。