管理規約等の写しの交付に関する先般の対応について

以下の投書を理事長及び理事会宛に行いました。

多くの皆さまのご感想などいただければ幸いに存じます。

理事の方々からもなんらかのリアクションがいただけることを望みます。

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 2026年（令和8年）6月30日

朝日センチュリーみずほ台管理組合

理事長　殿

理事会　御中

区分所有者　前田 利人（D棟504号室）

管理規約等の写しの交付に関する規約改正の申し入れ、

並びに先般の対応について

日頃の管理組合運営にご尽力を賜り、厚く御礼申し上げます。

私は、2026年5月29日付及び同年6月5日付の文書をもって、現に有効な管理規約・使用細則及び第37期通常総会資料の写しの交付を、理事長宛に正式に要請いたしました。これに対して示された「回答」は、理事長又は管理組合名義による個別の文書回答ではなく、管理室の窓ガラスに掲示された貼り紙であり、かつ、管理室の担当者を通じて、請求者である区分所有者に対し「これが回答である」旨を口頭で伝えるという形のものでありました。

つきましては、下記のとおり申し入れをいたします。なお、本申し入れは、私個人が受けた処遇の当否を問うことを主たる目的とするものではありません。一区分所有者が、管理組合の最も基本的な文書である規約の写しを、正規の手続によって求めたにすぎないにもかかわらず、管理組合としてこのような対応がなされ、かつそれが許容されたという事実そのものを、組合運営の根幹に関わる問題として提起するものであります。

記

1　問題の所在

規約原本の保管及び閲覧への対応は、理事長の職責とされており、理事会の決議を待つ性質のものではありません。個別かつ正式な文書による請求に対しては、本来、理事長又は管理組合として、文書をもって個別に回答すべきものであります。

ところが今般の対応は、本来は不特定多数への周知手段にすぎない窓ガラスの貼り紙をもって個別請求への回答に代え、しかもその伝達を管理室担当者の口頭に委ねるというものでした。これは、496戸を擁する大規模団地の管理組合の文書対応として、到底適切とはいえません。

とりわけ看過しがたいのは、この貼り紙が管理会社の担当者によって作成され、規約の写しを求めた一区分所有者に対し、管理室担当者を通じて口頭で「回答」として示すという対応がとられた点であります。区分所有者は、規約・使用細則・総会決議に拘束される当事者であり、一方、管理会社は、その業務を受託する事業者にすぎません。受託者である管理会社が、規約の写しを求めた区分所有者に対してこのような対応を主導し、管理組合がこれを許容したとすれば、それは管理組合の自律と品位を根本から損なうものと申さざるを得ません。

2　規約改正の申し入れ

同種の事態が二度と生じないよう、また、すべての区分所有者が等しく規約等を確認できる運用を確立するため、管理規約に次の趣旨を明記する改正を申し入れます。

一　区分所有者から、現に有効な管理規約及び使用細則の写しの交付の請求があったときは、理事会の開催を待つことなく、理事長の判断において速やかにこれを交付するものとすること。

二　前項の写しの交付に係る費用は、実費として一部につき100円とすること。

現行規約は、規約原本の閲覧への対応を理事長の責務として定めておりますが、「写しの交付」については必ずしも明確ではありません。規約及び使用細則は、区分所有者に遵守義務を課す文書であります。遵守を求める以上、その写しを区分所有者が手元に保持し、いつでも確認できるようにすることは、管理組合運営として当然のことであり、上記の改正によってこれを制度として確立すべきものと考えます。

3　理事長及び理事会への要望

今般の貼り紙は管理会社が作成したものと承知しておりますが、管理組合名義で掲示されている以上、その内容についての最終的な責任は、理事長及び理事会にあります。管理会社が作成したことをもって、理事会の責任が免れるものではありません。

理事長及び理事会におかれては、管理会社の助言に従うにとどまらず、管理組合の代表及び執行機関として、組合員に対し説明のできる対応を、自らの判断において行う責務を負っておられます。一区分所有者が規約の写しを求めたという、ごく当然の求めに対して、なにゆえ文書による誠実な回答ではなく、貼り紙と口頭による対応が許されたのか -この一事を、どうか真摯にお考えいただきたく存じます。そのうえで、今後、区分所有者からの正式な文書請求に対しては、貼り紙や口頭ではなく、理事長又は管理組合として文書をもって誠実に回答する運用を確立されますよう、強く要望いたします。

以上

何卒ご高配を賜りますよう、お願い申し上げます。