管理室に私宛の貼り紙が出ました。

朝日管理株式会社の指導でこのような貼り紙がでました。大変、驚いております。

(この件は、こちらに経過があります。)

以下にこの貼り紙内容に対する私の考え方を記します。

理事長には、この文書を本日(2026年6月6日)に管理室経由で提出しました。

管理規約・総会議事録・総会資料等の写し交付およびPDF提供に関する考え方

管理規約や総会議事録について、区分所有法および管理規約では「閲覧」という語が用いられている。しかし、この「閲覧」という規定は、管理者または理事長に対し、区分所有者や利害関係人から請求があった場合に確認の機会を保障するための最低限の義務を定めたものである。

したがって、「閲覧」と書かれていることを理由に、コピー、写真撮影、PDF等による提供を一律に禁止することは、条文の趣旨から見て妥当ではない。

第1に、管理規約および総会決議は、区分所有者を直接拘束する基本ルールである。区分所有者は規約や総会決議を遵守する義務を負い、さらに同居者や占有者にもその効力が及ぶ。住民を拘束する文書である以上、住民が容易に確認し、必要に応じて手元に保存できる状態にしておくことは、管理組合運営の基本である［1］［2］。

第2に、区分所有法は、規約について、正当な理由なく閲覧を拒んではならないと定めている。また、総会議事録についても、規約の保管・閲覧に関する規定が準用されている。これは、規約や議事録が管理組合の閉じた内部資料ではなく、区分所有者や利害関係人が確認できるべき基本資料であることを示している［3］。

第3に、国土交通省のマンション標準管理規約は、近年、電磁的方法の利用を明確に取り入れている。令和7年改正の標準管理規約では、電磁的方法について、電子計算機間の通信により情報を送信し、受信者側のファイルに記録する方法や、電磁的記録媒体を交付する方法が想定されている［4］。これは、PDF等の電子データ提供が、現代のマンション管理において特別な例外ではなく、制度上も想定される通常の手段になっていることを示す。

第4に、標準管理規約では、電磁的方法が利用可能な場合、区分所有者または利害関係人が書面または電磁的方法で請求し、理事長が規約原本、規約変更を決議した総会議事録、現に有効な規約内容、使用細則等を閲覧させる仕組みが示されている。また、電磁的記録により作成された規約原本等や細則内容書面については、議事録の閲覧および提供に関する規定を準用するものとされている［5］。

第5に、現在有効な規約内容については、国土交通省の標準管理規約コメントでも、一覧性の確保や閲覧時の利便性を考慮した作成方法が望ましいとされている［6］。これは、形式的に「原本を見せる」だけで足りるという発想ではなく、区分所有者が実際に内容を理解しやすい形で提供・確認できるようにする方向を示している。

したがって、管理組合として望ましい運用は、次のようなものである。

現に有効な管理規約および使用細則をPDF化して保管する。
区分所有者から請求があった場合は、原則としてPDFまたは紙の写しを提供する。
総会議事録についても、個人情報等に配慮すべき部分がある場合は必要な処理をしたうえで、閲覧・写し交付・電子データ提供の可否を合理的に判断する。
通常総会議案書、決算報告、事業報告、予算案、監査報告等についても、区分所有者が管理組合運営を確認するための基本資料として、可能な限り写しまたはPDFで提供する。
コピー代、スキャン代、郵送代等の実費が生じる場合は、請求者負担とする扱いで足りる。

少なくとも、「閲覧」と書かれていることを根拠に、コピー、撮影、PDF提供を一律に禁止することは、規約の文言からも、区分所有法の趣旨からも、国土交通省の標準管理規約の方向性からも、合理的とは言い難い。

管理規約は、住民に義務を課す文書である。総会議事録や総会資料は、管理組合の意思決定過程を示す重要資料である。これらを住民が手元で確認できるようにすることは、理事会にとって負担ではなく、むしろ管理組合の透明性と信頼性を高める基本的な責務である。

---

管理会社の今回の対応について一歩踏み込んで書きます。

管理会社が、理事会および理事長に対して、「規約・総会議事録は閲覧のみであり、コピー・撮影・PDF提供は認めない」という運用を指導していることが、管理室での説明および掲示により明らかになりました。

一見すると、これは理事会や理事長を守るための慎重な対応に見えるかもしれません。しかし、私はむしろ逆に、理事会を危うい立場に置く対応ではないかと感じています。

なぜなら、区分所有法上も管理規約上も、管理規約や総会議事録については、区分所有者または利害関係人からの請求があった場合、閲覧対応が必要とされているからです。にもかかわらず、住民からの正式な請求に対して、必要以上に閉じた対応を取るならば、理事長や理事会は「情報を出さない管理組合」と受け取られかねません。

もちろん、規約や議事録について、個人情報や原本保護への配慮が必要な場合はあります。その点を無視して、無制限に何でも配布すべきだと言っているわけではありません。

しかし、本来、管理会社が助言すべき内容は、次のようなものだったはずです。

管理規約および総会議事録については、閲覧請求に適切に応じる必要があることを指導する。
管理規約のコピー交付やPDF提供については、可能な範囲でかつ迅速に対応すべきである。

とくに、管理規約および使用細則は、区分所有者に遵守義務を課す文書です。遵守を求める以上、区分所有者がいつでも確認できる形で自宅などで保持できるようにするのは、管理組合として当然の運用です。

少なくとも、区分所有者本人に対して、現在有効な管理規約および使用細則をPDF等で提供することは、管理組合の透明性を高める合理的な対応です。

総会議事録についても、必要に応じて個人情報部分を除くなどの配慮をしたうえで、閲覧方法、写しの交付、電子データ提供の可否を整理して対応するべきです。

管理会社の役割は、理事会を情報非開示の方向へ導くことではなく、法令・規約に沿って、区分所有者に対して説明可能な運用を整えることにあります。

「閲覧」と書かれていることを理由に、コピー・撮影・PDF提供を一律に禁止するという運用は、少なくとも管理規約の文言から導かれるものではありません。

むしろ、住民を拘束する基本資料である以上、管理組合は、区分所有者が内容を確認しやすい形で提供する方向で運用すべきだと考えます。

朝日センチュリーみずほ台住人ブログ

このブログを検索